Företaget Toystore

Vi illustrerar det medelstora företaget med det tänkta företaget Toystore och deras datasystem som naturligtvis uteslutande är baserat på Ubuntu-program. Företaget har totalt 225 anställda som också är datoranvändare, kontor finns på två platser och tjugofem säljare är ständigt på språng. Företaget har en generös hemdator-policy som innebär att mycket stor andel av de anställda har dator hemma för utbildningsändamål men även som en möjlighet att arbeta hemifrån när detta är påkallat.

Företaget har höga säkerhetskrav och arbetar offensivt för att integrera kunder och leverantörer på ett effektivt sätt med Toystores IT-system. Säljare och kundtjänsten samarbetar i ett projekt för att öka kundnöjdheten. Nyligen övergick företaget till IP-telefoni, den gamla telefonväxlen hade tjänat ut och det fanns pengar och flexibilitet att tjäna på att bara ha en ren IP-infrastruktur. Mobiltelefonkostnaden har även den gått att skära ned då personal som rör sig på fabriksområdet kan använda trådlösa ip-telefoner och datanätet istället för mobilnätet. Säljare och personal som arbetar hemifrån eller tillfälligt lånar sin kontorsarbetsplats på fältet kopplar in sin ankning till ip-telefonen.

Principskiss över Toystore, klicka på bilden för att göra den större

I samband med övergången till Ubuntu satsade företaget på tunna terminaler och serverbaserade tjänster. kontorsprogram och lagring finns på applikationsservrar och en mängd nya system är webbaserade. Vissa arbetsstationer är dock konfigurerade med lokal programvara, detta gäller främst arbetsplatser med scanner och annan speciell utrustning.

Säljare använder bärbara datorer och handdatorer, personal på lagret använder handdatorer med inbyggd streckkodsläsare.

Alla användare har tillgång till de vanliga kontorsfunktionerna, elektronisk post, kalender, mötesbokning och telefoni. Nya funktioner som man nyligen infört är direktmeddelanden och RSS-prenumeration. Den senare funktionen har fått stor betydelse eftersom många av de interna systemet distribuerar viktig information på det sättet, att göra listor, inkomna ärenden etc. Direktmeddelanden har visat sig vara ett viktigt hjälpmedel för de medarbetare som arbetar i projekt. Närvarolistor och känslan av att alla är tillgängliga är nyttig i framför allt projekt där deltagarna sitter på olika orter.

På skissen framgår det att företaget valt Internet för kommunikation med lokalkontoret, sina säljare och hemarbetsplatserna. Det framgår inte av skissen men Internet är också den naturliga kommunikationsvägen med kunder, leverantörer och myndighetsrapportering.

Självklart har Toystore valt att döpa sina datorer efter figurerna i filmen Toy Story. Varje dators funktion redovisas separat tillsammans med de tjänster och produkter som är installerade på respektive dator. Många tjänster har också en egen subdomän till toystore.se, t ex crm.toystore.se för deras kundvårdsystem.

Dator	Funktion
Stinky,Rex	Brandvägg
Andy,Sid,Al	E-post
Buzz,Woody	Telefoni
Davis,Zury	Webbserver
Sergeant,Hanna	Applikationsserver
Geri,Wheezy	Tunn klient
Hamm,Bo	Arbetsstation
Slinky	IP-Telefon
Jessy	Skrivare
Potato	Handdator (PDA)

Samtliga programvaror är fria, Toystore kan välja mellan att köpa hårdvara och installera själva, låta en konsult utföra arbetet eller köpa färdiga paketeringar.

Toystore har inte några egna datatekniker, deras IT-chef är också deras ekonomichef. Men IT är ett viktigt område så de överväger att anställa eller hyra in en IT-strateg/affärsutvecklare. De har annars tecknat ett löpande supportavtal som innebär att tre supporttekniker delar ansvaret för Toystores drift, de har valt en inställelsetid på fyra timmar. I supportteamet finns även en ERP-expert och en SOA-konsult som hjälper till att utveckla nya tjänster för Toystores relationer med kunder och leverantörer. En kundansvarig person från Vertel som hjälper till att samla in ändringsanodan och tillsammans med respektive systemansvarig prioriterar och planerar man drift och underhåll enligt väldefinierade kvalitetsnormer. Med detta upplägg får Toystore en fast månadskostnad för driften, en förutsägbar kostnad för de projekt man driver. Bas för Toystores system är två färdigförpackade brandväggar, ett e-postsystem, intranät-servern och applikationsservern.

Bland annat så har Toystore numera ett integrerat inköpssystem som redovisar leverantörernas produkter, villkor och leveransstatus, sida vid sida med konkurrenterna. Istället för att använda leverantörernas stark varierande webbutiker och inköpsrutiner så samlar Toystores eget system information från leverantörerna och presenterar det tillsammans med egen statistik och inköpsunderlag på Toystores egna villkor.